règlements généraux

forum des membres · Fiducie foncière communautaire brome-Missisquoi

Conformément à l’article 9 de la Convention de Fiducie, le Forum des Membres constitue un organe participatif et décisionnel qui permet aux Membres de s’impliquer activement dans la mission collective de la Fiducie. Les Règlements généraux du Forum des Membres (ci-après « Règlements généraux ») ont pour objet de définir le fonctionnement de cet organe.

Pour plus de clarté, un Membre est distinct d’un Bénéficiaire en ce qu’il s’est vu accorder ce statut, qui s’ajoute à celui de Bénéficiaire, après en avoir fait la demande au Conseil des Fiduciaires.

Les termes commençant par une majuscule qui ne sont pas autrement définis dans les présents Règlements généraux ont la même signification que celle qui leur est attribuée dans la Convention.

1.MEMBRES

1.1. Membre utilisateur

1.1.1. Est « Membre utilisateur » toute personne physique, personne morale, organisme, association et fiducie :

1.1.1.1. qui est lié par tout type de convention avec la Fiducie en lien avec l’occupation d’un bien immeuble faisant partie du Patrimoine fiduciaire;

1.1.1.2. qui est intéressé aux Fins de la Fiducie;

1.1.1.3. qui s’engage à respecter les termes et conditions de la Convention, des Règlements généraux et des Politiques; et

1.1.1.4. qui s'est vu accorder le statut de Membre utilisateur par le Conseil des Fiduciaires après en avoir fait la demande.

1.1.2. Les Membres utilisateurs ont le droit de participer à toutes les activités du Forum des Membres, recevoir les avis de convocation aux assemblées du Forum des Membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter.

1.1.3. Une personne physique représentant un Membre utilisateur qui est une personne morale, association, organisme ou fiducie, n’a pas à être Membre elle-même, mais est liée par les critères d’éligibilité prévus au paragraphe 1.3 des présents Règlements généraux ainsi que par les engagements pris par l’entité qu’elle représente.

1.2. Membre de la communauté

1.2.1. Est « Membre de la communauté » toute personne physique d’au moins quatorze (14) ans, personne morale, association, organisme ou fiducie :

1.2.1.1. dans le cas d’une personne physique, qui réside (résidence principale ou secondaire) ou dont le principal lieu de travail ou d’études est situé dans le Territoire couvert;

1.2.1.2. dans le cas d’une personne morale, association, organisme ou fiducie, qui a son siège social ou une place d’affaires situé dans le Territoire couvert;

1.2.1.3. qui est intéressée aux Fins de la Fiducie;

1.2.1.4. qui s’engage à respecter les termes et conditions de la Convention, des Règlements généraux et des Politiques; et

1.2.1.5. qui s'est vu accorder le statut de Membre de la communauté par le Conseil des Fiduciaires après en avoir fait la demande.

1.2.2. Les Membres de la communauté ont le droit de participer à toutes les activités du Forum des Membres, recevoir les avis de convocation aux assemblées du Forum des Membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter.

1.2.3. Une personne physique représentant un Membre de la communauté qui est une personne morale, association, organisme ou fiducie, n’a pas à être Membre elle-même, mais est liée par les critères d’éligibilité prévus au paragraphe 1.3 des présents Règlements généraux ainsi que par les engagements pris par l’entité qu’elle représente.

1.3. Éligibilité

En plus des conditions prévues à la Convention, une personne physique Membre, ou un représentant d’une personne morale, association, organisme ou fiducie Membre, doit en tout temps remplir les conditions suivantes :

1.3.1. Se conformer aux procédures d’admission établies de temps à autre par résolution du Conseil des Fiduciaires;

1.3.2. Tout représentant d’une personne morale, d’une association, d’un organisme ou d’une fiducie doit être désigné au moyen d’un avis écrit adressé au secrétariat de la Fiducie. Il peut, en tout temps, être destitué de ses fonctions par un avis écrit également adressé par son mandant au secrétariat de la Fiducie.

1.4. Perte du statut de Membre

Un Membre perd ce statut à la date où l’un des événements suivants survient :

1.4.1. la date de son retrait (tel que prévu au paragraphe 1.5 des présents Règlements généraux) ou de sa radiation (tel que prévu au paragraphe 1.6 des présents Règlements généraux), selon la première éventualité;

1.4.2. la date de son décès;

1.4.3. la date où il ne remplit plus les conditions prévues, selon le cas, aux paragraphes 1.1. à 1.3 des présents Règlements généraux.

1.5. Retrait

Un Membre peut se retirer comme tel en tout temps en faisant parvenir au secrétariat de la Fiducie, par tout Moyen technologique, un avis écrit lui étant adressé. À moins qu’une date ultérieure soit prévue dans l’avis de retrait, celui-ci prend effet à la date de remise de cet avis, étant entendu que dans tous les cas la date de prise d’effet ne peut être postérieure au soixantième (60e) jour suivant l’envoi de l’avis et que toute date ultérieure indiquée dans l’avis est réputée remplacée par ce soixantième (60e) jour.

1.6. Radiation d’un Membre

1.6.1. Les Fiduciaires peuvent, par Décision extraordinaire adoptée lors d’une réunion convoquée à cette fin, entamer un processus de radiation d’un Membre (i) s’il omet de respecter les dispositions de la Convention, des Règlements généraux ou des Politiques, ou (ii) s’il agit d’une manière gravement préjudiciable à la Fiducie, au Forum des Membres ou au Conseil des Fiduciaires.

1.6.2. À la suite de cette réunion, le Membre visé par la radiation doit en être informé par avis écrit.

1.6.3. Le Membre visé par la radiation doit être entendu dans un délai raisonnable suivant la Décision du Conseil des Fiduciaires afin de pouvoir y présenter les éléments de preuve à l’appui de sa défense.

1.6.4. Le Membre visé par la radiation est exclu des délibérations sur le sujet.

1.6.5. Le Conseil des Fiduciaires doit, par Décision extraordinaire adoptée lors d’une réunion convoquée à cette fin, décider de la radiation ou du maintien du Membre et transmettre sa décision par avis écrit dans un délai maximal de dix (10) jours suivant l’audition du Membre visé par la radiation, ou de la date prévue pour celle-ci si le Membre ne s’y est pas présenté.

1.6.6. Dans l’intervalle, le statut de Membre du Membre est suspendu.

1.6.7. La décision du Conseil des Fiduciaires est finale et sans appel.

2.ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DU FORUM DES MEMBRES

2.1. Assemblée générale annuelle du Forum des Membres

2.1.1. L’assemblée générale annuelle du Forum des Membres a lieu au principal établissement de la Fiducie ou à tout autre endroit dans le Territoire couvert, à la date et à l’heure que le Conseil des Fiduciaires détermine par Décision ordinaire. Le lieu de l’assemblée doit, dans la mesure du possible, répondre aux principes d’accessibilité universelle. Lorsque cela n’est pas possible, des accommodements raisonnables doivent être prévus afin de faciliter l’accès à l’assemblée.

2.1.2. Cette assemblée générale se tient aux fins de prendre connaissance du rapport annuel, des orientations annuelles et stratégiques, le cas échéant, des états financiers et le rapport du vérificateur ou du comptable professionnel agréé, d’élire les Fiduciaires, de nommer un vérificateur, le cas échéant, de prendre les Décisions requises en vertu de la Convention ou des Règlements généraux, le cas échéant, ainsi que de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire étant portée à l'ordre du jour du Forum des Membres.

2.1.3. Toute assemblée générale annuelle peut constituer une assemblée générale extraordinaire habilitée à prendre connaissance et à décider de toute autre affaire pouvant être décidée lors d’une assemblée générale extraordinaire.

2.1.4. Tout Membre peut assister à une assemblée générale annuelle. Toute personne non-membre peut assister à titre d’observateur. Seuls les Membres ont le droit de prendre la parole et de voter.

2.2. Assemblée générale extraordinaire du Forum des Membres

2.2.1. Toute assemblée générale extraordinaire du Forum des Membres peut être convoquée en tout temps par la présidence du Conseil des Fiduciaires ou par Décision ordinaire du Conseil des Fiduciaires.

2.2.2. Une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée par le Conseil des Fiduciaires à la demande écrite et signée d’au moins un dixième (1/10) des Membres. La demande doit être adressée et transmise au secrétariat de la Fiducie et indiquer les objets à débattre à une telle assemblée.

2.2.3. Sur dépôt d’une telle demande, le Conseil des Fiduciaires doit immédiatement voir à convoquer l’assemblée générale extraordinaire dans les quinze (15) jours.

2.2.4. En cas de défaut par le Conseil des Fiduciaires de convoquer une assemblée générale extraordinaire dans les vingt et un jours (21) suivant la date du dépôt de la demande, tout Fiduciaire peut convoquer une telle assemblée, ou celle-ci peut être convoquée par les Membres eux-mêmes et y déterminer la date, l’heure et l’endroit où elle aura lieu.

2.2.5. L’assemblée générale extraordinaire a lieu au principal établissement de la Fiducie ou à tout autre endroit sur le Territoire couvert à la date et à l’heure que le Conseil des Fiduciaires détermine par Décision ordinaire ou, si convoquée en vertu du paragraphe 2.2.4 des présents Règlements généraux, à l’endroit choisi par le Fiduciaire ou les Membres, le cas échéant.

2.2.6. Tout Membre peut assister à une assemblée générale extraordinaire. Toute personne non-membre peut assister à titre d’observateur. Seuls les Membres ont le droit de prendre la parole et voter.

2.3. Procédure lors des assemblées générales

2.3.1. Les Membres présents à une assemblée générale choisissent une personne chargée de la présidence de l’assemblée générale. La présidence peut voter en tant que Membre. Le secrétariat de la Fiducie ou, en son absence ou en cas de remplacement prévu au paragraphe 2.3.3 des présents Règlements généraux, toute personne nommée par les Membres, agit à titre de personne chargée du secrétariat de l’assemblée générale.

2.3.2. La présidence de l’assemblée générale veille à son bon déroulement et y conduit les procédures sous tous rapports, et son pouvoir discrétionnaire sur toute matière est décisif et lie tous les membres. Elle a notamment le pouvoir de déclarer irrecevables certaines propositions, de dicter la procédure à suivre, sujette à la Convention et aux Règlements généraux, et d’évincer de l’assemblée toute personne qui n’a pas le droit d’y assister ainsi que toute personne qui y sème la perturbation ou ne se plie pas aux ordres de la présidence.

2.3.3. À défaut par la présidence ou le secrétariat de l’assemblée de s’acquitter fidèlement de sa tâche, les Membres peuvent à tout moment, par Décision extraordinaire, la destituer et la remplacer par une autre personne choisie parmi les Membres.

2.4. Avis de convocation

2.4.1. L’avis de convocation de chaque assemblée générale du Forum des Membres doit être expédié aux Membres au moyen d’un avis de convocation écrit et transmis par tout Moyen technologique.

2.4.2. L’avis de convocation d’une assemblée générale annuelle du Forum des Membres doit être transmis par le secrétariat de la Fiducie au moins trente (30) jours avant la date fixée pour une telle assemblée.

2.5. Contenu de l’avis de convocation

2.5.1. Tout avis de convocation à une assemblée générale ou extraordinaire du Forum des Membres doit mentionner le lieu, si ce dernier répond aux principes d’accessibilité universelle, la date, l’heure et la durée d’une telle assemblée.

2.5.2. L’avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire doit indiquer les objets à débattre à une telle assemblée.

2.6. Renonciation à l’avis de convocation

Tout Membre peut, par avis, renoncer à l’avis de convocation d’une assemblée générale du Forum des Membres ainsi qu’à tout changement dans cet avis ou dans le délai qui y est indiqué. Une telle renonciation peut être valablement donnée soit avant, soitpendant, soit après l’assemblée générale concernée. Sa présence à l’assemblée générale équivaut à telle renonciation, sauf si le Membre y assiste spécialement pour s’opposer à la tenue de l’assemblée générale en invoquant, entre autres, l’irrégularité de sa convocation.

2.7. Participation aux assemblées générales

Les Membres peuvent participer à une assemblée générale du Forum des Membres à l’aide de tout Moyen technologique. Ils sont alors réputés avoir assisté à ladite assemblée générale.

2.8. Quorum

2.8.1. Le quorum requis pour la tenue d’une assemblée du Forum des Membres est déterminé comme suit : il est constitué de dix pour cent (10 %) des Membres ou de trente (30) Membres, selon le moindre de ces deux seuils.

2.8.2. Lorsque le quorum est atteint à l’ouverture d’une assemblée générale, les Membres présents peuvent procéder à l’examen des affaires de cette assemblée, nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant tout le cours de cette assemblée. Cependant aucune décision ne peut être prise si le quorum n’est pas respecté au moment de la prise de décision.

2.9. Ajournement

2.9.1. À défaut d'atteindre le quorum à une assemblée générale du Forum des Membres, la présidence de l’assemblée peut, sur Décision ordinaire des Membres présents, ajourner une telle assemblée et fixer une date et un lieu qu’il détermine, sans qu’il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocationaux Membres. Cependant, le secrétariat de la Fiducie devra aviser par écrit, le cas échéant, les Membres qui étaient absents lors de l’ajournement de la date et du lieu prévus pour la continuation de l’assemblée.

2.9.2. Chacun de la présidence et du secrétariat d’assemblée ayant agi lors de l’assemblée initiale continue d’agir à ce titre lors de la reprise de l’assemblée.

2.9.3. Lors de la reprise de l’assemblée, les Membres peuvent valablement délibérer conformément aux modalités prévues lors de l’ajournement, pourvu qu’il y ait quorum. Les Membres constituant le quorum lors de l’assemblée initiale ne sont pas tenus de constituer le quorum lors de la reprise de cette assemblée. S’il n’y a pas quorum à la reprise de l’assemblée, celle-ci est réputée avoir pris fin à l'assemblée précédente où l’ajournement fut décrété.

2.9.4. Toute affaire qui aurait pu être étudiée et traitée à l’assemblée initiale selon les modalités de l’avis de convocation peut être soumise ou traitée à la continuation de l’ajournement.

2.10. Décisions et vote

2.10.1. Les Membres exercent leurs pouvoirs par Décision adoptée en assemblée générale conformément à la Convention, aux Règlements généraux et aux Politiques, et de manière à favoriser la réalisation des Fins de la Fiducie.

2.10.2. Seules les personnes qui sont Membres à la date d’envoi de l’avis de convocation d’une assemblée générale ont le droit de voter à une telle assemblée à raison d’un (1) vote par Membre.

2.10.3. Le vote se fait à main levée à moins qu’un Membre présent ne demande le vote au scrutin. Si le vote se fait au scrutin, le secrétariat de la Fiducie agit comme scrutateur et dépouille le scrutin, et, dans le cas d’une assemblée générale tenue, en tout ou en partie, par des Moyens technologiques, le vote doit alors être recueilli par le secrétariat auprès de tous les Membres par tout Moyen technologique.

2.10.4. Le vote par procuration n’est pas permis aux assemblées générales du Forum des Membres, sous réserve de ce qui suit:

2.10.4.1. Les Membres présentant un motif sérieux et qui, en raison de celui-ci, sont dans l’impossibilité d’assister à une assemblée générale du Forum des Membres peuvent néanmoins exercer leur droit de vote par l’entremise de toute personne les représentant. Une telle représentation doit être expressément autorisée au moyen d’une déclaration écrite du Membre absent, remise au Conseil des Fiduciaires avant la tenue de l’assemblée au cours de laquelle elle doit être exercée.

2.10.4.2. Cette déclaration n’a pas à appuyer ni à contester une motion particulière; elle doit toutefois identifier, de manière claire, précise et circonstanciée, les questions visées, et établir l’existence d’un motif sérieux justifiant l’absence du Membre. Cette autorisation confère au représentant désigné le pouvoir de voter au nom du Membre absent sur toute question se rapportant aux enjeux ainsi identifiés, conformément aux modalités prévues à ladite déclaration écrite. Lors d’un vote donné, nulle personne ne peut représenter plus d’un Membre absent, et la représentation ainsi accordée n’est valable que pour une seule assemblée.

2.10.4.3. Aucun Membre ne peut voter par procuration sous quelque autre forme que ce soit; toutefois, un Membre absent peut transmettre des observations écrites afin qu’elles soient lues à l’assemblée par un autre Membre.

2.10.4.4. La présidence de l’assemblée générale ne bénéficie pas d’un vote prépondérant en cas de partage des voix.

2.11. Procès-verbaux

La personne chargée du secrétariat d’assemblée fera dresser le procès- verbal de toute assemblée générale du Forum des Membres et le secrétariat de la Fiducie le conservera dans des livres prévus à cette fin, et ce procès-verbal devra être approuvé par le Forum des Membres lors de l’assemblée générale subséquente.

2.12. Décisions écrites

2.12.1. Les Décisions écrites, signées par tous les Membres habilités à voter sur ces dernières lors d’une assemblée générale du Forum des Membres, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de cette assemblée. Un exemplaire de ces Décisions doit être conservé dans les livres et registres de la Fiducie.

2.12.2. Pour les fins du présent paragraphe 2.12, la signature des Membres peut être recueillie par tout Moyen technologique. Une Décision est réputée avoir été signée par un Membre si : (i) le secrétariat de la Fiducie transmet la Décision par un Moyen technologique à tous les Membres pour approbation, et (ii) le Membre répond au secrétariat par le même moyen technologique utilisé par ce dernier, en indiquant de manière expresse dans ladite réponse son approbation quant à la Décision transmise.

3.COMITÉS DU FORUM DES MEMBRES

Le Forum des Membres peut créer tout comité qu’il juge nécessaire pour son bon fonctionnement, déterminer ses mandats et nommer ses membres. Ces comités relèvent du Forum des Membres. Ils doivent faire rapport au Forum des Membres et au Conseil des Fiduciaires, si ce dernier le demande, et ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat.